Sa oled siin

Isikuandmete töötlemine

 

Isikuandmed
 

Isikuandmeteks loetakse kõiki andmeid tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, mis väljendavad isiku füüsilisi, psüühilisi, füsioloogilisi, majanduslikke, kultuurilisi või sotsiaalseid omadusi, suhteid ja kuuluvust.

NB! Alljärgnev teave ei hõlma:
  • juriidiliste isikute ja asutuste andmete töötlemist ning füüsilise isiku andmete töötlemist, kui andmeid töödeldakse seoses tema ametikohustusega;
  • isikuandmete töötlemist veebilehtedel, millele Kultuuriministeeriumi veebilehel viidatakse, kuid mida ei halda Kultuuriministeerium (välislingid).
 

Isikuandmete töötlemise alused
 

Kultuuriministeerium töötleb isikuandmeid kas nõusoleku või seaduse alusel. Isikuandmete töötlemiseks peab isikuandmete kaitse määruse kohaselt olema õiguslik alus:

1)  inimene ise avaldab enda andmed või annab nõusoleku

  • nõusolek on seotud kindla eesmärgiga,

  • ühel eesmärgil kogutud andmeid ei või uue nõusolekuta kasutada uuel eesmärgil,

  • nõusoleku olemasolu peab tõendama isikuandmete kasutaja,

  • nõusoleku võib tagasi võtta

2) seaduse alusel, ilma nõusolekuta:

  • kas seaduses otse kirjas või seadusest tuleneva ülesande täitmiseks vajalik,

  • lepingu, sh töölepingu, täitmiseks (va eriliiki isikuandmete osas),

  • ajakirjanduslikul eesmärgil avaliku huvi korral, kusjuures see kehtib ka blogide ja netikommentaaride kohta,

  • akadeemilise, kunstilise ja kirjandusliku eneseväljenduse tarbeks,

  • avalikus kohas salvestamine,

  • võlaandmed õigustatud huvi korral,

  • elu, tervise, vara, õiguste ja vabaduste kaitseks, sh turvakaamerad,

  • teaduseks, statistikaks.

 

Isikuandmete töötlemine Kultuuriministeeriumis
 

1. Kultuuriministeeriumi veebilehe külastamine
 

Veebilehe külastamisel piirduvad külastaja kohta kogutavad ja säilitatavad andmed:

  • kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadress),
  • kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nime ja aadressiga,
  • külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).

IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Andmeid kogutakse selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse. Kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajale mugavamaks muuta.

2. Selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue ja muu kirjavahetus
 

Kultuuriministeerium on riigiasutus ning meieni jõudvad selgitustaotlused, märgukirjad, teabenõuded ja muu kirjavahetus on avalik.

Töö käigus jõuab ministeeriumisse ka isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Sellised andmed võivad asutusse jõuda läbi kirjavahetuse. See on võimalik ka siis, kui isik on mõne menetluse osapool.

Isikuandmeid (näiteks nimi, kontaktandmed, isikuga seotud probleemide kirjeldamine vms) sisaldavad kõik esitatud selgitustaotlused, märgukirjad ja teabenõuded (pöördumised). Samuti võib isikuandmeid sisaldada muult asutuselt saabunud kiri (näiteks koopia vastusest isiku pöördumisele). Kõik ministeeriumile saabunud pöördumised ja kirjad registreeritakse dokumendiregistris.

Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb teha järelepärimine kolmandalt isikult, avaldatakse isikuandmeid minimaalses mahus. Kui kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, edastatakse see vastamiseks vastavale asutusele. Kirja edastamisest teavitatakse saatjat. Eraisikutega peetav kirjavahetus on üldiselt juurdepääsupiiranguga. Kui keegi soovib isiku kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, vaadatakse kirja sisu üle ja otsustatakse, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda.

Dokumendile, mis välja antakse, ei jäeta alles isiklikke kontaktandmeid nagu (e-)posti aadress või telefoninumber. Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduses.

Juurepääsupiiranguga dokumente väljastatakse ainult neile asutustele ja isikutele, kellel on otsene seadusest tulenev õigus neid saada (nt kohtueelne menetleja või kohus). Ministeeriumile adresseeritud pöördumised ja kirjad säilitatakse vastavalt dokumendiloetelus märgitule. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldatakse umbisikuliselt, ilma nimedeta.

3. Kandideerimine Kultuuriministeeriumisse tööle või praktikale
 

Isikuandmeid sisaldavad kõik kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks avaldus koos juurdekuuluvate dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga, avalikest allikatest kandidaadi kohta kogutav teave). Seejuures on kandidaadil õigus teada, milliseid andmeid ministeerium tema kohta on kogunud. Samuti on kandidaadil õigus ministeeriumi poolt kogutud andmetega tutvuda, anda selgitusi ja esitada vastuväiteid.

Ministeeriumis tutvuvad kandideerimisdokumentidega ainult värbamisprotsessis osalevad töötajad. Neid dokumente ja andmeid kolmandatele isikutele ei avaldata. Ministeerium eeldab, et isikutega, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda ilma luba küsimata.

Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Muu konkursi (näiteks stipendiumikonkurss) korral ei kuulu samuti teave isiku osalemise kohta konkursil avalikustamisele, v.a positiivse otsuse korral. Kultuuriministeeriumis võimaldatakse kandideerija dokumentidele juurdepääs ametnikele ja isikutele, kes on seotud konkursi otsustusprotsessiga.

Kultuuriministeeriumi ametikohale kandideerijate avaldused koos juurdekuuluvate dokumentidega säilitatakse 1 aasta konkursi lõppemisest kandidaadi nõusolekul. Kultuuriministeeriumi ametnike konkursi- ja atesteerimiskomisjoni protokolle, mis sisaldavad otsuseid näiteks kandidaadi järgmisesse vooru lubamise kohta, ametisse nimetamiseks esitamise kohta jne, säilitatakse vastavalt Vabariigi Valitsuse määrusele 25 aastat.

4. Kaebus või vaie


Ka kaebust või vaiet esitades peate arvestama, et mõnel juhul võivad Teie isikuandmed – eelkõige Teie nimi ja kaebuse või vaide esitamise fakt, teatud juhtudel ka sisu – saada teatavaks ka kolmandatele isikutele või võidakse Teie nimi ja kaebuse või vaide esitamise fakt avalikustada meie dokumendiregistris. Seal avaldatakse avaliku teabe seaduse kohaselt kirjavahetuse andmed (kirja saatja ning saaja nimi ja kirja liik: „Kaebus“ või „Vaie“). Kui väljendate selget soovi, ei märgita dokumendiregistris Teie ees- ja perekonnanime, vaid üksnes initsiaalid või märge „Eraisik“.

Dokumendiregistri avalikus osas ei märgita tundliku sisuga kirja täispealkirja ega valdkonda, vaid üksnes „Kaebus“ või „Vaie“. Kirjavahetusel eraisikuga kehtib üldine juurdepääsupiirang: kui keegi tahab Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab selleks teabenõude, siis hindame, kas Teie kaebuse või vaide (ja ka vastuse) osaline või täielik väljastamine kahjustab oluliselt Teie eraelu puutumatust või sisaldab Teie kaebus või vaie ja vastus sellele muud juurdepääsupiiranguga teavet. Juurdepääsupiirangu alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35. Teie isiklikke kontaktandmeid – näiteks e-posti aadress, telefoninumber või elukoha aadress – ei väljastata (v.a juhul, kui esindate juriidilist isikut või asutust).

Teie kaebuses sisalduvaid isikuandmeid kasutatakse kaebuse lahendamiseks. Kui sellega seoses tuleb esitada järelepärimisi teistele isikutele või asutustele, ei avaldata neile rohkem Teie isikuandmeid kui vastuse koostamiseks vaja.

Teiega peetud kirjavahetust kasutame ka meie asutuse töö kvaliteedi hindamiseks ja statistika koostamiseks (seda võib teha ka volitatud töötleja). Selline statistika ja kokkuvõtted avaldatakse ilma nimedeta.

Kui olete saatnud meile või volitatud töötlejatele kaebuse või vaide, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, edastatakse Teie pöördumine tollele. Teid teavitatakse sellest.

5. Isikuandmete töötlemine õigusakti alusel
 

Kultuuriministeeriumil on järgmised andmekogud, kus isikuandmete töötlemine toimub õigusakti alusel:

Andmekogu pidamise eesmärk on loomeliitude ja loovisikute üle arvestuse pidamine ning loomeliitude loovisikute ja loomeliitude seadusega kehtestatud nõuete täitmise üle järelevalve teostamine. Andmekogu vastutavaks töötlejaks on Kultuuriministeerium ja volitatud töötlejaks Riigi ja Infosüsteemide Keskus.

Andmekogus on järgmised loovisiku isikuandmed:
1) ees- ja perekonnanimi ning isikukood;
2) loomeliitu astumise aeg;
3) loomeliitu kuuluvuse peatamise aeg;
4) loomeliidust väljaastumise või väljaarvamise aeg;
5) loovisiku vastavus loovisikute ja loomeliitude seaduse § 4 lõikes 3 sätestatud tingimustele;
6) loomeliidud, mis saavad tema eest arvestatud toetust koos loomeliidule esitatud avaldusega, juhul, kui loovisik kuulub mitmesse loomeliitu ja ta on esitanud vastava avalduse.

Andmekogu pidamise eesmärk on sporditegevuse korraldamise ja juhtimise ning sporditegevuses osalemise tõhustamiseks arvestuse pidamine Eesti spordiorganisatsioonide, spordikoolide, spordiehitiste ja treenerite üle. Andmekogu vastutavaks töötlejaks on Kultuuriministeerium ja volitatud töötlejaks Spordikoolituse ja -Teabe Sihtasutus.

Andmekogu koosneb spordiorganisatsioonide, spordikoolide, spordiehitiste ja treenerite, treenerikutset taotlevate ja sporditegevust juhendavate treenerikutseta isikute ning kutsekomisjoni liikmete andmetest.

Isikuandmetena kogutakse:
1) treenerite, treenerikutset taotlevate ja sporditegevust juhendavate treenerikutseta isikute üldandmeid, kontaktandmeid, andmeid hariduse, kutse, tööhõive, tasemekoolituste ja kutseeksamite kohta;
2) kutsekomisjoni liikmete üldandmeid ja kontaktandmeid.

Infosüsteemi eesmärk on võimaldada:
1) kultuuriväärtusega asjade ühtse korra kohast ja elektroonilist museaalina arvele võtmist;
2) museaalide, muuseumisse kauemaks kui üheks aastaks hoiule võetud kultuuriväärtusega asjade (edaspidi hoiulevõetud asi) ja abikogusse arvatud asjade kohta muuseumisse vastuvõtmisel ning hilisema uurimistöö käigus kogutud andmete keskset ja süstemaatilist säilitamist;
3) museaalide, hoiulevõetud asjadega ja abikogusse arvatud asjadega tehtavate toimingute ning seisundi ja asukoha muutuste elektroonilist registreerimist;
4) museaalide ja hoiulevõetud asjade tasuta tutvustamist avalikkusele veebiliidese kaudu

Andmekogu vastutav töötleja on Kultuuriministeerium ja volitatud töötleja infosüsteemi lepingulised kasutajad.

 

Õigus enda andmetega tutvuda. Õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist, kustutamist. Õigus andmete ülekandmisele.
 

Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda. Kui isikuandmed ei ole avalikustatud veebilehel, on võimalik esitada andmete saamiseks taotlus (isiku poolt digiallkirjastatuna, st isik peab olema tuvastatav). Võimalusel väljastatakse andmed taotleja soovitud viisil viie tööpäeva jooksul taotluse registreerimisest. Kui isikuandmed on juurdepääsupiiranguga, peab ministeerium veenduma taotleja isikusamasuses. Andmete väljastamise eest paberil on võimalik alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest. Taotlus jäetakse rahuldamata, kui selle rahuldamine võib:

  • kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi
  • takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist
  • raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses
  • ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Igaühel on õigus nõuda enda ebaõigete isikuandmete parandamist. Ministeeriumi toimingute peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada vaie või kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või pöörduda kaebusega halduskohtusse.

Edastamise all tuleb käsitleda kõiki andmeid, mida inimene edastab otseselt kas ise või edastatakse andmetöötlejale inimese mõne tegevuse käigus. Kui andmetöötleja on inimese edastatud andmetega teinud erinevaid analüüse ja loonud uusi lisandväärtusega andmeid, siis need ei kuulu ülekandmise rakendusalasse. Andmete ülekandmist tuleb kohaldada ainult nendele andmetele, mille töötlemise aluseks on kas inimese nõusolek või inimese ja andmetöötleja vahel sõlmitud leping.

Seega kui andmetöötlus toimub ainult seaduse alusel, siis õigus andmete ülekandmisele ei kohaldu. Ülekandmisele kuuluvad  ainult need isikuandmed, mida andmetöötleja töötleb automatiseeritult. Näiteks paberkandjatel olevad isikuandmed siia alla ei kuulu. Samuti saab inimene nõuda, et üks andmetöötleja edastab andmed otse teisele andmetöötlejale. Seda siis juhul, kui see on tehniliselt teostatav.

 

Andmekaitsespetsialist
 

Kõigis küsimustes, mis on seotud teie isikuandmete töötlemisega Kultuuriministeeriumis, saate vastuse meie andmekaitsespetsialistilt.

Kultuuriministeeriumi andmekaitsespetsialisti e-post: andmekaitsespetsialist@kul.ee

 
Viimati uuendatud: 28. mai 2018